Специалист по счастью

Беседовали: Ирина Конвиссер, Валентина Юхнова

Фотографии из архива «Студии Счастливых Событий»

Рассказывала тонкости и делилась историями из практики Яна Кобелева — арт-директор ивент-агентства «Студия Счастливых Событий»

 

Событие станет действительно счастливым, если кредо его организатора — удовольствие и жизнь через радость. Разумеется, всегда будет волнение, всегда будет ощущение того, что можно было сделать ещё лучше. Но, поверьте, все ваши сомнения окажутся в итоге напрасными, а результат превзойдет ожидания. И когда все стадии подготовки для своего, особенного дня, будут позади, вы поймёте, всё было не зря. Если же вдруг какие-то моменты пошли не так, то не беда, праздник станет еще дороже для вас и вашей семьи. А как устроить для себя чудо и не прогадать, узнаете в нашем интервью.

 

Кто вы? Расскажите о себе? Что подразумевает работа, в частности организатора, какие ещё функции выполняете?
На данный момент совершенно уверенно могу сказать, что я эксперт в своей профессии, а именно в области организации мероприятий различного характера. В списке как частные камерные детские праздники, так и массовые мероприятия. Свадьбы занимают довольно существенный блок в объёме работы «Студии» и особое место в моём сердце. Это ведь событие, в которое вкладывается много душевного тепла всей команды. На мой взгляд, идеальный образ и функционал организатора сводится к обладанию достаточным жизненным опытом, чтобы быть, с одной стороны, практически мамой, с другой стороны, — лучшей подругой. Такой вывод я сделала, отработав в этой сфере тринадцать лет.
Профессиональному организатору свадеб необходимы следующие знания и навыки:
– умение заботиться о клиентах и защищать их интересы как с моральной точки зрения, так и с эмоциональной;
– умение держать диалог, слышать и понимать пару в целом и каждого в отдельности, помогать паре договариваться друг с другом.
Задача организатора: сделать так, как хочет пара. Научиться смотреть на происходящее их глазами, реализовывать в жизнь именно их ожидания и мечты, их картинку. Мне лично очень помогает терпение, умение настроиться на клиента и принятие, уважение того, что человек имеет право на своё мнение, на свои ошибки, на видение, кардинально не совпадающее с моим. Помогает умение подбирать команду под проект из тех специалистов, кто ментально подходит людям.


А если к вам приходит пара, совершенно не понимающая, чего хочет, если у ребят нет никакой картинки?
Идеально, потому что в этом случае начинаем работу с того, что ребята делятся с нами и прежде всего друг с другом своими мечтами без определённого образа.
«Я бы хотела очень романтичную свадьбу у воды.»
«Я бы хотел, чтобы это было динамично, энергично и необычно.»
Постепенно, выясняя нужные моменты, мы приступаем к визуализации проекта. Мы лучше узнаем пару, они больше проникаются к нам доверием, осознают, что мы подстроились под их мироощущение.
Клиенты, готовые доверять, понимающие, что у каждого продукта есть своя цена, дают нам возможность проанализировать пожелания и подумать над тем, какие решения будут верными. И мы с ними сознательно экономим, отказываясь от чего-то не особо важного, второстепенного, или делая что-то немного проще, чем изначально задумывалось. Поэтому необходимо правильно расставить приоритеты на старте. Кому-то важнее богатый стол, но при этом приемлема скромная программа. Или, наоборот, хочется, чтобы программа была «вау», но они знают, что их гости примут формат фуршета. Кому-то хочется очень много цветов, кому-то цветы не нужны, но хочется свадебного ощущения в декоре. И, повторюсь, во всех подобных вопросах доверие, построение диалога — основа идеальных отношений с клиентом.


Вопрос недоверия к специалисту, как вы справляетесь с такими ситуациями?
Даю возможность взять тайм-аут. В ход идёт список вопросов, которые наталкивают на желаемую картинку. «Ты сомневаешься какой тебе выбрать цвет? Хорошо, давай подумаем, что тебе нравится больше.»,  «Тебе хочется энергетики яркой от мероприятия или спокойного семейного настроения?» После ответов на такие вопросы мы постепенно направляемся в нужное русло. В ту палитру, которая может подойти, в тот ритм, который нужно построить на мероприятии. Таким образом, мы помогаем паре ответить на вопрос «Какую свадьбу мы хотим в итоге?». И с этого момента пара совместно с нами начинает думать от итогового ожидания. Опять же, честность рождает честность. Когда ты видишь, что клиент мечется, нужно начинать задавать честные вопросы, не боясь обидеть или вызвать разочарование.

Кстати, про декор. Тот случай, когда клиент не хочет видеть на своей свадьбе живые цветы. Что тогда пускается в ход? Как делается оформление?
Различные декоративные элементы используются, природные материалы, горшечные композиции, суккуленты, гигантские цветы, ткани, резные конструкции, ветки например.
Я всегда прилагаю максимум усилий, чтобы убедить пару: какая бы красивая площадка не была, пока в ней не появится индивидуальность и пока не появятся цветы, не будет свадебного настроения. Стол накрыт, прекрасная сервировка, замечательный интерьер — красивый зал, подготовленный к банкету, не более. Как только добавляем цветы и оформление, сразу другое ощущение. После мероприятия клиенты всегда остаются довольны и говорят: «Да, спасибо, что вы нас убедили, с декором правда лучше.»


 

 

Вернёмся к работе с организатором. Какие подводные камни есть? Помимо неуверенных клиентов. Что ещё?
Организатор высокого класса может подготовить мероприятие таким образом, что встретится один раз, заключит договор, а потом клиент просто придёт на мероприятие и получит конфетку. И тут возникает проблема. Когда ты выбираешь такой путь, клиент не видит твою работу и думает, что её как таковой нет. На самом деле процесс занимает несколько месяцев кропотливого ежедневного труда. Большой объём работы, много взаимодействующих людей, невероятное количество деталей. И здесь нужно хорошо понимать, когда, зачем и как часто стоит привлекать клиента к процессу подготовки события. Подчеркнуть свою значимость? Или подстраховаться от каких-то ошибок? Очень большое количество организаторов-псевдопрофессионалов идёт по пути создания имитации бурной деятельности, напрасного дёрганья клиентов. В этом плане у меня есть интересный опыт. Мы, как декораторы, часто работаем с другими организаторами, на подряде. И сильно страдаем при встрече с организатором, имитирующим бурную деятельность, потому что нам достается нервный клиент, который не получает удовольствия от процесса. В нём нет ни малейшего кредита доверия, нет готовности к подробному диалогу. В попытках контролировать каждый шаг, он лишает нас возможности творчества, что немаловажно для декораторов. 

И в этом одна из первичных задач организатора: донести до клиента ценность своей работы. Важно, чтобы он получил удовольствие не только от финальной стадии — самого праздника, но и в процессе подготовки!

 

А как вовлечь беспокойного недоверчивого клиента в диалог? Нет сложившегося алгоритма?
Как раз та самая дилемма, которую приходится решать интуитивно. Рецепта универсального нет. Хотя, алгоритм может быть следующий (но он будет с каждым клиентом по-разному выстроен):
Основной этап: знакомство с клиентом, выстраивание диалога, ведущего к доверию.
Промежуточный этап: процесс подготовки, при этом обязательно должны быть элементы, которые согласовываются с клиентом в деталях. И обязательно на старте нужно обозначить зону, в которой тебе клиент доверяет безоговорочно, чтобы был баланс.
Например, возможен такой диалог с клиентом:
– Мне не сильно важно, какое будет меню, главное, чтобы было вкусно и сытно.
– Хорошо, мы тогда на своё усмотрение сформируем меню. Есть какие-то блюда, которые вам хотелось бы обязательно?
– Да, нужно чтобы был этот салат, это горячее. Остальное решайте сами.
Всё, мы в самом начале договорились, я с его согласия сама конкретные решения принимаю. В процессе подготовки это обязательно нужно разграничить, тогда клиент почувствует доверие уже на старте. Будет понимать, что вопросы, ключевые для него, он контролирует детально, вопросы второстепенные делегированы.
И финальный этап на самом мероприятии: к нему клиента необходимо грамотно подготовить, потому что есть суетливые пары, особенно невесты, с повышенной степенью тревожности. Они часто звонят и спрашивают, всё ли готово, заранее приезжают и удивляются тому, что декор не доделан или группа настраивается. Поэтому к финальному этапу их нужно настроить таким образом, что в день торжества они отдыхают, это их праздник, и не надо делать в этот день ничего. Их основная задача — получать удовольствие! А суетой они у себя отбирают радость. Воруют ту полноту эмоций, за которую отдали большие деньги. Люди хотят контролировать абсолютно всё, но это невозможно, потому что будут ситуации, которые пойдут по другому сценарию. И профессиональный организатор справится с любой проблемой играючи.

 

Может, как раз таким случаем поделитесь?
Для суетливых клиентов неконтролируемые моменты действуют как разрядка. Например, не предсказанный прогнозом жуткий ливень, подаривший в результате красивые и необычные фотографии. Ты просто не можешь это знать. Или вот, невеста забыла туфли для свадебного танца, в итоге ребята танцевали босиком, получились шикарные фотографии. Ещё был случай. Бармен, который должен был подготовить горку шампанского, открывающую свадьбу, попал в ДТП. Вовремя он не успел, но приехал к концу мероприятия и мы совместили эту горку шампанского с фаер-шоу на улице. Получилась необычная компиляция. Совершенно другой финал, даже более яркий, по сравнению с запланированным.
Не побоюсь сглазить, у меня везучие свадьбы. Я не могу за тринадцать лет назвать каких-то ситуаций, которые случились и остались неразрешимы. Сложности в подготовке возникают чаще, чем на самой свадьбе. Может быть, потому что мы окружаем себя настоящими профи.


Расскажите про какой-нибудь сложный заказ. Может, клиент что-то этакое захотел, луну с неба, и вы смогли сделать.
Расскажу ситуацию, которую мы смогли исправить. Ребята запланировали свадьбу на четырнадцатое февраля в одном из загородных отелей недалеко от Константиновского дворца. Мы готовили её три месяца. И вот, за две недели до события площадка отказывает нам в проведении мероприятия, потому что к ним приезжает большая группа корпоративных клиентов. Дело причём даже не во времени, другую площадку можно было бы найти под корпоратив, но на свадьбу невозможно! Напечатаны приглашения, декор создан специально под зал. К тому же нужна крытая площадка под выездную регистрацию, а таких выбор вообще ограничен. В итоге мы с управляющим встретились, и я предложила следующее: я договариваюсь с рестораном в Константиновском дворце, там дают скидку; наш отель берёт автобусы, везёт свою группу на ужин в более статусное место, а нам оставляет свою площадку. Они так и сделали, ничего не потеряв. Банкет прошёл, скидка им с лихвой покрыла затраты на трансфер, плюс получили клиента, который у них остановился. Пара до сих пор об этом не знает. Мы им просто не сказали. А вот без организатора в такой ситуации всё, на улицу. Не профессионал такой вопрос не решит.

Как вы думаете, почему не все пары обращаются к профессионалам? Как донести до клиента необходимость работы с организатором?
Мне кажется, основная проблема в простом недоверии. Ещё многие не умеют делегировать задачи, не принимают того, что если человек профессионал, то его обязанность — сделать всё возможное для твоего комфорта.
Также есть миф о том, что через организатора дороже. У нас бюджет строится следующим образом: есть позиции по подрядчикам, кто, что и сколько стоит. И есть позиция организационного сопровождения. 

Одна из основных задач организатора: грамотная работа с оптимизацией процесса. Некоторые думают, что если не назовут бюджет, то им, возможно, посчитают что-то сильно дешевле и они сэкономят. Нет. Скажите честно, сколько у вас денег. Тогда на ваш бюджет будут подобраны подрядчики, будет продумано, какие скидки у кого попросить. Именно скидки зачастую перекрывают гонорар агентства по организации. Таким образом, гонорар вписывается в запланированный бюджет.

Ещё у людей до сих пор нет понимания нюансов того, что это профессия, в которой нужны определённые знания.
Да и за человеческий труд как за услугу наши сограждане не готовы платить.
Взять пример с ремонтом в квартире. Сколько процентов людей нанимает дизайнера? Очень мало. Все считают, что сами сделают. Но, не являясь специалистом, невозможно ориентироваться во всех существующих строительных и отделочных материалах. А дизайнер ориентируется и ещё может организовать закупку со скидками. Этот момент не учитывается. В итоге человек проходит через путь исправления ошибок, переделок, закупок, дозакупок, возврата материала. Такое повторяется раз за разом. При этом к зубному мы идём, садимся в кресло и не просим список материалов, которыми нам будут делать зуб. Мы доверяем врачу, понимаем, что это его дело.

 

 

Как вы думаете, почему не все пары обращаются к профессионалам? Как донести до клиента необходимость работы с организатором?
Мне кажется, основная проблема в простом недоверии. Ещё многие не умеют делегировать задачи, не принимают того, что если человек профессионал, то его обязанность — сделать всё возможное для твоего комфорта.
Также есть миф о том, что через организатора дороже. У нас бюджет строится следующим образом: есть позиции по подрядчикам, кто, что и сколько стоит. И есть позиция организационного сопровождения. 

Одна из основных задач организатора: грамотная работа с оптимизацией процесса. Некоторые думают, что если не назовут бюджет, то им, возможно, посчитают что-то сильно дешевле и они сэкономят. Нет. Скажите честно, сколько у вас денег. Тогда на ваш бюджет будут подобраны подрядчики, будет продумано, какие скидки у кого попросить. Именно скидки зачастую перекрывают гонорар агентства по организации. Таким образом, гонорар вписывается в запланированный бюджет.

Ещё у людей до сих пор нет понимания нюансов того, что это профессия, в которой нужны определённые знания.
Да и за человеческий труд как за услугу наши сограждане не готовы платить.
Взять пример с ремонтом в квартире. Сколько процентов людей нанимает дизайнера? Очень мало. Все считают, что сами сделают. Но, не являясь специалистом, невозможно ориентироваться во всех существующих строительных и отделочных материалах. А дизайнер ориентируется и ещё может организовать закупку со скидками. Этот момент не учитывается. В итоге человек проходит через путь исправления ошибок, переделок, закупок, дозакупок, возврата материала. Такое повторяется раз за разом. При этом к зубному мы идём, садимся в кресло и не просим список материалов, которыми нам будут делать зуб. Мы доверяем врачу, понимаем, что это его дело.

 

В заключение есть советы именно для невест?
Некоторые я уже озвучивала, возможно, повторюсь:

– если бюджет ограничен, не сомневаться и идти в агентство. Просто из любви к себе. Самостоятельно получиться может, но вы рискуете остаться в моральном и финансовом минусе.
– позвольте организатору оградить себя от изобилия ненужной информации. Вы имеете право знать какие-то моменты в деталях, но не обязательно вникать во всю палитру нюансов. Подберите себе агентство и со своим организатором походите по выставкам. Назначьте ряд вопросов, которые хотите контролировать от и до. На них потратьте время, в остальном дайте возможность организатору проявить свою компетентность и квалификацию.
– важны честность и искренность, будьте готовы к ним, только так вы добьётесь желаемого результата.
Хочу ещё поделиться некоторой статистикой: среди невест, которые занимаются организацией свадеб сами, в ста процентах из ста, а значит, каждая нервничает из-за нехватки времени. Они просто не знают, как выделить его на продумывание всех мелочей.

А вот те, кто в тандеме с организаторами, абсолютно расслаблены, спокойны, улыбаются, у них есть время на обсуждение деталей и возможность получать от этого процесса радость.

Позвольте себе испытать удовольствие, как от подготовки, так и, конечно же, от самой свадьбы, вы имеете на это право за собственные деньги, которые всё равно потратите. Работайте с профессионалами. И счастливой вам свадьбы! 

 

Если мы сейчас возьмём вопросы уникальности и индивидуальности каждого мероприятия, всё равно есть какие-то профессиональные принципы. Назовите пять «да» и пять «нет» на тех свадьбах, которые вы организуете.
С позиции честности я говорю «нет» чётко, если я понимаю, что за имеющийся бюджет ту картинку, которую у меня попросили, реализовать невозможно. Но данное «нет» будет через объяснение, почему мы не можем сделать так. Поэтому организатор всегда в поиске вариантов достижения лучшего результата, не выходя за рамки заявленного бюджета.
«Нет» — когда тебя просят быть швецом, жнецом и всеми сразу. Грубо говоря: «Зачем нам дополнительный координатор, наш ведущий поможет гостей встретить». Нет. Ведущий — это ведущий.
«Нет» — я не готова нести ответственность за посторонних подрядчиков, если возникают какие-то нюансы: «А мы договаривались так, а он сделал вот так». Я не знаю, как вы договаривались, услышал ли он вас, ведь у меня нет возможности это проверить.
«Нет» — когда «А вы можете букет из ландышей сделать осенью?». Нет, потому что надо учитывать сезонные моменты.
Пять «да»:
– Можем ли сделать необычную свадьбу? Да.
– Можем ли помочь сэкономить на организации свадьбы? Да.
– Гарантируем ли качество работы тех, кого мы рекомендуем? Да.
«А вы нам точно сделаете хорошее мероприятие?» Да, мы вам сделаем отличное мероприятие.
– Готовы ли мы уделять вам максимум своего времени, работать со страхами, сомнениями? Да, более того, мы за это берёмся с удовольствием, такова наша работа.
– Можем ли помочь сформировать образы жениха и невесты? Мы знаем, где одеть, кого и как. 

А ещё мы готовы отвечать на совершенно нестандартные вопросы. Чем больше нам задают вопросов, связанных с деталями, тем лучше. Организация мальчишника и девичника. Как разместить гостей, где, на сколько. Это всё в нашей компетенции. К тому же у нас есть специальный сервис заботы о гостях. Мы можем обеспечить мини-интернет магазин, в котором делаем подборку букетов, подходящих под стилистику мероприятия. Гости могут дистанционно их заказать, букеты привезут к началу торжественной части. В итоге получится гармоничная картинка, которая не стоила труда гостям и сэкономила их финансы и время.

Какие вы можете дать советы новичкам-организаторам? Например, девушкам, которые устроили свою свадьбу самостоятельно и решили стать свадебными организаторами. Они вроде всё видели и прошли. Есть профессиональные советы для тех, кто хочет заниматься этим вопросом?
Если ты организовала свою одну свадьбу и организовала удачно, тебе повезло. Но для того, чтобы назвать себя организатором, нужно знать массу профессиональных вещей. Начиная от базовых флористических знаний, знаний принципов банкетной сервировки, сочетаемости продуктов и напитков до знаний модных трендов, типов бумаги и тканей. Нужно разбираться в законах мужской и женской моды, в причёсках, в техническом обеспечении мероприятий, правилах обеспечения безопасности и перевозки людей, знать основы режиссуры, дизайна полиграфии и помещений. Такой багаж информации у одного человека в голове сложно удерживается. С командой обеспечить всё проще. У начинающего организатора нет команды, нет таких знаний. И невеста, самостоятельно начавшая готовить свадьбу, не сможет предусмотреть каждый пункт. Конечно, для свадьбы в двести–триста тысяч рублей большей части не понадобится. Но основная проблема именно в том, что, как правило, такие невесты и начинают считать себя организаторами.
Если вы хотите стать профессионалом, я рекомендую выбрать максимально близкое, смежное к этому направлению высшее образование и параллельно идти работать в агентство. Причём вдумчиво подобрать агентство, найти себе наставника, у которого вы сможете научиться хорошему уровню работы.